Instantiel | Gestion de Contacts
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Disposer d’une information fiable, toujours à jour et immédiatement disponible sont les conditions indispensables de votre performance.
Instantiel Contacts est un outil simple et puissant de gestion de la relation client, c’est-à-dire non seulement de l’information relative à vos contacts (coordonnées, secteur d’activité, collaborateurs,…), mais de l’ensemble des échanges que vous avez tissés avec eux : Notes de rendez-vous, Opportunités commerciales, Emails, Documents envoyés…
En un clin d’œil, vous saurez accéder à l’historique de cette relation et pourrez instantanément savoir où et comment vous les avez rencontrés, de quand date votre dernière conversation téléphonique, quelle était leur réponse à votre dernière proposition commerciale. Vous pourrez justement retrouver cette proposition et y accéder en temps réel, et assigner une tâche à votre commerciale pour lui demander de faire les aménagements demandés et leur renvoyer cette proposition.
INSTANTIEL CONTACTS - UN LOGICIEL DE CRM EN LIGNE RICHE & FLEXIBLE
Décuplez votre productivité et boostez vos ventes
Instantiel Contacts vous offre une vue à 360° sur vos contacts, clients, fournisseurs, partenaires, journalistes, banquiers... Cette information en temps réel vous permet d'améliorer votre relation avec vos clients, d'augmenter votre efficacité et, en synthèse, d'accroître vos ventes. Simple d'utilisation mais d'une grande richesse fonctionnelle Vous saurez utiliser Instantiel dès la première minute. Aucune connaissance technique n'est requise, Instantiel accompagne naturellement vos gestes quotidiens.
Pourtant, au cours du temps le logiciel s'est enrichi d'un très grand nombre de fonctionnalités que vous découvrirez au fil de vos attentes.
Chez Instantiel, nous aimons parler de logiciels de nouvelle génération , ceux qui savent rester intuitifs en offrant, le moment venu, le niveau de détail que vous leur demandez.
Une puissante capacité d'intégration avec vos outils quotidiens Importer vos contacts depuis Excel, Outlook ou d'un fichier vCard, exporter vos tâches, notes, affaires ou emails vers Excel sont des manipulations que vous exécuterez en un clic.
Synchroniser vos mails avec Outlook ou Gmail, chez Instantiel nous veillons à ce que votre CRM s'inscrive harmonieusement dans vos habitudes de travail au quotidien.
Accès Mobile Accédez instantanément à vos contacts depuis votre iPhone™, iPad™ou votre BlackBerry™, et bénéficiez de toutes les fonctions des smartphones telles que la géolocalisation ou l'appel téléphonique intégré.?
ORGANISATION ANALYTIQUE DE LA BASE CONTACTS
L'organisation de votre base de contacts, c'est-à-dire votre méthode de classement, est une condition essentielle pour disposer d'une information efficiente.
Instantiel vous offre de nombreux critères analytiques permettant de structurer au mieux vos données, par annuaire, catégorie, origine, entreprise,… Au-delà de ce classement ordonné, le concept des " marqueurs " (" tags ") vous permet de définir au fil de l'eau des segmentations spécifiques à votre métier et à vos habitudes de travail.
Si les rubriques proposées dans la signalétique Instantiel ne suffisent pas, vous pouvez créer des champs personnalisés permettant de mémoriser d'autres types d'information.
Instantiel intègre des fonctions puissantes d'importation de vos données, par exemple à partir d'Excel ou de vCards. L'assistant d'importation facilite cette procédure, mais nous serons heureux de vous offrir une importation gratuite de vos contacts si vous préférez.
A tout moment, l'exportation de vos données sur votre poste n'est qu'à un clic. De cette manière, vous êtes rassuré sur la sauvegarde locale de votre information.
LA FICHE CONTACT : POINT CENTRAL DE VOTRE GESTION CLIENT
Point central de tout outil CRM, la fiche Contact d'Instantiel pourrait constituer à elle seule un logiciel tant elle est riche et fonctionnelle.
Depuis cette fiche, vous avez accès à un très large éventail d'information :
o Coordonnées du contact ou de l'entreprise
o Géolocalisation immédiate via Google Maps
o Détail analytique : annuaire, catégorie, origine, dossiers liés..
o Rubriques personnalisées
o Contacts additionnels dans l'entreprise
o Documents joints
o Permissions d'accès à ce contact
o Historique de la relation (chronologie des tâches, notes, affaires, emails, factures, devis, notes de frais,…)

Vous pouvez également en un clic déclencher tout une série d'actions :
o Créer une tâche
o Ajouter une note
o Créer une opportunité commerciale
o Ecrire un mail
o Associer un ou plusieurs dossiers
o Associer ou créer des marqueurs
o Imprimer le dossier complet du contact avec son historique
o Dupliquer la fiche contact
o L'exporter sous forme de vCard
LE GESTIONNAIRE DE TACHES
La gestion de vos contacts est indissociable des actions qui leur sont liées : organiser un rendez-vous, envoyer une proposition commerciale, planifier une relance par téléphone.
La gestion de tâches et le suivi des plannings est une fonction primordiale pour optimiser votre efficacité commerciale.
Instantiel vous permet de créer des tâches à la volée, organisées par catégories, par échéance, par niveau de priorité et par statut d'avancement.
Chaque tâche peut être assignée à un collaborateur et ajoutée à son agenda personnel. Vous pouvez également définir des restrictions d'accès pour des tâches privées ou confidentielles. Vous pouvez également déclencher une alerte pour être averti par email avant le démarrage de la tâche.
Trois niveaux de présentation du gestionnaire de tâches sont proposés : en mode détail, en mode liste et en mode agenda, pour une meilleure lisibilité de vos plannings.
NOTES ET DOCUMENTS
A tout moment, Instantiel vous permet de créer des notes pour mémoriser vos commentaires, une idée, un compte-rendu de rendez-vous.
Ces notes peuvent être associées à un ou plusieurs dossiers qui constituent des bibliothèques thématiques d'information.
Vous pouvez associer à chaque note un ou plusieurs pièces jointes, de sorte que cette bibliographie se transforme en une riche base de connaissances.
La chronologie de ces notes est très précieuse pour évaluer la relation avec un client, car elle contient une information évolutive sur vos échanges.
GESTION D'AFFAIRES
Le carnet de commandes d'une entreprise est le nerf de la guerre, c'est le signe tangible de sa visibilité et de sa santé commerciale.
Grâce à sa fonction " Affaires ", Instantiel vous permet d'enregistrer au fil de l'eau vos opportunités commerciales, en définissant à chaque fois le budget estimé de la commande potentielle, sa date de réalisation, la probabilité de succès, et le statut d'avancement de cette opportunité.
De cette manière, vous disposez à tout moment et sur n'importe quel horizon prévisionnel une estimation de votre volume d'affaires potentiel et de carnet de commandes.
A chaque affaire peuvent être joints un ou plusieurs documents, vous pouvez y associer des restrictions d'accès, ou encore intégrer cette affaire à un dossier s'il s'agit d'une opération plus globale.
DOSSIERS THEMATIQUES
Les Dossiers d'Instantiel vous permettent de réunir dans un espace commun des contacts, des notes, des tâches, affaires, emails… et de vous offrir ainsi une vision globale d'un projet ou d'un événement, comme par exemple l'organisation d'un séminaire ou d'une action de formation.
C'est aussi une méthode judicieux de classer votre information interne autour de thématiques homogènes : manuel de procédures, guides d'utilisation, etc.
LA GESTION D'EMAILS D'INSTANTIEL, COMPAGNON DE VOTRE MESSAGERIE
La gestion d'Emails est sans conteste un des points forts du logiciel : Instantiel vous permet en effet d'envoyer et de recevoir des mails en parallèle de votre messagerie habituelle (Yahoo, Gmail, Outlook, Hotmail,…), mais sans s'y substituer.
Les emails envoyés depuis Instantiel sont systématiquement copiés vers votre messagerie, et les emails reçus dans votre messagerie sont redirigés vers Instantiel via une boite aux lettres personnelle attribuée par Instantiel à chaque utilisateur.
Lorsque l'adresse mail d'un destinataire ou d'un expéditeur est reconnue par Instantiel comme l'un de vos contacts, le mail correspondant lui est automatiquement associé et figurera alors dans l'historique de la relation client.
LISTES DE DIFFUSION & MODELES DE MESSAGES
La gestion d'Emails d'Instantiel est enrichie de nombreuses fonctionnalités parmi lesquelles les listes de diffusion et les modèles personnalisés sont les plus remarquables :
o Les Listes de diffusion vous permettent de définir des listes de contacts auxquels vous allez adresser des mails groupés : cartes de vœux, newsletters, dossier presse,… ces listes peuvent être constituées soit de contacts ajoutés manuellement, soit de critères de sélection de votre base contacts qu'Instantiel appliquera automatiquement lors de l'envoi du mail.
o Vous pouvez également, directement à partir de la liste des contacts ou d'une extraction multicritères de celle-ci (marqueurs, filtres, date de création,…) créer à la volée de nouvelles listes de diffusion.
o Liste de désabonnement : lors de chaque envoi de mail à une liste de diffusion, Instantiel insère automatiquement un lien vers une fonction de désabonnement de vos contacts, qui enrichit votre liste de désabonnement et dont les contacts correspondants seront dès lors automatiquement exclus des prochains envois.
o Modèles de message : organisés par catégorie, les modèles de message offrent un gain précieux de productivité et de qualité de gestion dans vos envois de mails. Des champs variables, tels que le nom, la société, les coordonnées du contact peuvent être insérés dans vos modèles et automatiquement fusionnés avec vos données lors de l'envoi.
o Vous pouvez également créer des " signatures ", y compris avec votre logo ou votre signature scannée qui seront automatiquement insérées dans vos messages.
o La puissance et la flexibilité des fonctions de gestion d'emails font d'Instantiel l'outil idéal pour l'envoi de vos campagnes d'e-mailings ou de votre lettre d'information d'entreprise.
FONCTIONS DE RECHERCHE
Les fonctions de recherche sont multiples dans Instantiel : l'objectif fixé est simple. A tout moment, vous ne devez être qu'à un clic de l'information recherchée, qu'il s'agisse d'un contact, d'un mail, d'une note ou d'une opportunité commerciale.
Recherche approchée, alphabétique, par mot-clef, en full-text, par marqueurs ou suivant une extraction multicritère de votre base contacts, vos données sont toujours accessible et suivant le format le plus adéquat en fonction de votre attente.
SECURITE PHYSIQUE & APPLICATIVE
Parce que notre fonds de commerce est de fournir des applications en ligne, nous savons que la sécurité et la confidentialité de vos données sont un enjeu critique de nos services et une condition essentielle pour gagner votre confiance et votre fidélité.
La Sécurité est donc la première priorité d'Instantiel et elle se décline à tous les niveaux :
o Notre Data Center est hébergé chez OVH, premier hébergeur professionnel en France, sur des serveurs de dernière génération bénéficiant des meilleures technologies réseaux et composants de sécurité d'accès
o Les données de nos clients sont sauvegardées quotidiennement et hébergées sur un serveur distant, mais vous pouvez également en un clic les exporter localement sur votre ordinateur en format compatible Excel.
o Toutes les procédures sensibles d'Instantiel sont effectuées en mode de connexion crypté (HTTPS) : vous pouvez généraliser ce mode de connexion à toutes les pages si vous le souhaitez.
o Vous pouvez affecter des rôles et des permissions d'accès différenciées par utilisateur : administrateur ou utilisateur, accès en consultation ou en mise à jour…
o Vous pouvez, de manière plus fine, restreindre l'accès à l'information (contacts, tâches, notes, affaires, dossiers,…) à certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs dans votre organisation.
UNE TARIFICATION FLEXIBLE ET ATTRACTIVE
La tarification est établie sous la forme d'abonnements par module et par mois, avec une fourchette comprise entre de 8 à 35 euros par mois.
Les formules sont des "packs" qui incluent un ensemble d'utilisateurs et certains volumes de données.
La tarification actuelle des modules positionne Instantiel comme l'une des solutions en ligne les plus économiques sur le marché français.
La gamme Instantiel est commercialisée sous forme d'abonnements auxquels les clients peuvent souscrire en ligne et faire évoluer de manière autonome via le menu d'administration.
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